اداره كل تمركز دفاتر و املاك دولتي به عنوان يكي از واحدهاي زيرمجموعه معاونت املاك سازمان ثبت اسناد و املاك كشور شناخته ميشود. اين اداره کل در راستاي سامان بخشيدن به تمامي املاک دولتي و مديريت يکپارچه آن در تمامي واحدهاي ثبتي سراسر کشور تشكيل شده است. دراین راستا با توجه به نوع فعاليتهاي اين اداره که شامل فعاليت¬هاي نظارتي نيز هست ، وجود سيستمهاي اطلاعات مديريت در جهت كمك به تسهيل امور مربوطه از اهميت ويژهاي برخوردار است.
از مهمترین نيازهاي حوزه مديريت املاک دولتي دسترسي سريع به اطلاعات مورد نياز و تحليل اطلاعاتی عملياتي آن وهمجنین تهيه گزارشات مختلف و كنترل فرايندهاي عملياتي ميباشد كه سيستمهاي اطلاعاتی ميتوانند در اين زمينه بسيار مفيد باشند. در راستاي رسيدن به چشم¬انداز فوق اداره کل تمرکز دفاتر و املاک دولتی اقدام به تعریف پروژه ای به منظور مكانيزاسيون فرآيندهاي خود كرده است.
سند حاضر یکی از مجموعه اسناد مدلسازی موارد کسب وکار پروژه مديريت اطلاعات و مستندسازي املاك دولتي (ماد) اداره كل تمركز دفاتر و املاك دولتي سازمان ثبت اسناد و املاك كشور است که حوزه کاری اداره تمركز را جهت مکانیزاسیون فرآیندهای لازم مورد بررسی قرار می دهد.
هدف پروژه به اختصار و همانطور که از نام آن بر می آید مدیریت اطلاعات در حوزه املاک دولتی با توجه به مدل سه سطحی ملک – مالک – مالکیت است . اهداف این پروژه بخشهایی از اهداف و سیاستهای کلان ICT را در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مد نظر دارد که عبارتند از :
- تقويت نقش سياستگذاري، هماهنگي و نظارت ستاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور .
- بسترسازي مناسب براي اجراي تکاليف جديد و تحقق سياست کلي نظام از جمله سياستهاي اصل 44
- استفاده از فن آوري نوين و مكانيزه نمودن فعاليتهاي اصلي و پشتيباني
- تشکيل مرکز الکترونيکي ثبت و نگهداري داده¬هاي املاک، موقوفات و قنوات در اجراي تکليف تبصره ذيل ماده يک آئين نامه قانون ثبت
- يكپارچه سازي نظام مديريت بر املاک دولتي و حذف فرآيندهاي موازي
- تقويت نقش همكاريهاي دستگاههاي دولتي در مديريت املاک دولتي
- تمرکز فعالیتهای مرتبط با املاک دولتی
- فعال سازي سازمان در ارائه خدمات شبه قضايي و صيانت از بيت المال
- تقويت نقش سازمان در پيشگيري از سوء استفاده¬هاي احتمالي از اراضي دولتي و ملي
- پاسخگوئي بهتر به مبادي ذيربط
- انتقال اختيارات اجرائي به واحدهاي استاني ( سياست عدم تمركز )
- تقويت نظارت داخلي و ارزيابي مستمر در پشتيباني ملي از منابع اطلاعاتي املاک
- بازنگري و اصلاح و تنقيح قوانين و مقررات مربوط
- پاسخگوئي به نياز روز افزون جامع به خدمات ثبتي
- توجه به مالكيت عمومي
باتوجه به اهداف کلان اشاره شده در بالا که در زمره سیاستهای کلان فن آوری اطلاعات در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محسوب میشود اهداف قابل دستیابی سیستم مدیریت اطلاعات و مستند سازی املاک دولتی را میتوان به شرح زیر بیان نمود .
- انجام بهینه خدمات ثبتی در حوزه املاک دولتی
- تمرکز فعالیتهای ثبتی در حوزه املاک دولتی
- تحقق دولت الکترونیک در بخش مربوط به املاک دولتی
- جلوگیری از ترددهای بی مورد شهری
- تحقق باب پنجم قانون محاسبات عمومی
- اجرای بیهنه قوانین ، آیین نامه ها و دستورالعمل های اجرایی در حوزه املاک دولتی
- سرعت در ارائه گزارشات آماری و تحلیلی به منظور تسهیل تصمیم گیریهای کلان در حوزه املاک دولتی